Ajouter un membre à votre équipe

Tous les membres de votre équipe se gèrent depuis la page Personnel. Vous pouvez y ajouter une personne qui travaille avec vous, qu’elle ait besoin ou non de se connecter à Koloni.

Ouvrir la page Personnel

1. Cliquez sur Personnel dans le menu de gauche.

2. La page Tout le personnel du centre affiche toutes les personnes pouvant être affectées à un accueil. Les onglets permettent de n’afficher que le personnel d’un accueil, ou les personnes À surveiller.

   

3. Cliquez sur + Ajouter.

Étape 1 : vérifier l’adresse email

1. Saisissez l’adresse email de la personne, puis cliquez sur Vérifier.

   

2. Koloni vous indique la situation de cette adresse :

   • Nouvelle personne : aucune fiche n’existe pour cet email, Koloni en crée une.
   • Compte Koloni détecté : la personne est déjà connue de Koloni, dans un autre centre. Son compte est rattaché à votre centre, sans donner accès aux données de l’autre centre.
   • Déjà dans votre centre : la personne fait déjà partie de votre équipe. Cliquez sur Ouvrir sa fiche pour la modifier.

3. Cliquez sur Continuer.

Étape 2 : renseigner ses informations

1. Saisissez son prénom et son nom, qui sont obligatoires. Le téléphone et le sexe sont facultatifs.

   

2. Dans Poste au centre, sélectionnez un ou plusieurs postes : Directeur, Adjoint de direction, Animateur, Equipe technique, Assistant sanitaire, Agent d’entretien ou Comptable.

Affecter la personne à un accueil

Cochez Affecter à un accueil si la personne travaille sur un accueil précis, puis renseignez :

• l’accueil concerné ;
• sa fonction dans l’accueil, parmi les mêmes postes ;
• sa présence : laissez Présent·e sur tout le séjour coché, ou décochez cette case pour indiquer ses dates (Du et Au).

Sans affectation, la personne fait partie du centre mais n’est rattachée à aucun accueil.

Choisir son accès à Koloni

Dans Accès à Koloni, choisissez ce que la personne peut faire :

Accès	Effet
Aucun accès	La personne figure dans votre équipe, mais ne se connecte pas à Koloni.
Lecture seule	La personne peut se connecter pour consulter.
Administrateur	La personne peut se connecter avec les droits d’administration.

Lorsque vous avez affecté la personne à un accueil et qu’elle a un accès, la case Limiter cet accès à l’accueil choisi apparaît : cochez-la pour restreindre l’accès à cet accueil, sinon l’accès porte sur tout le centre.

Un message sous les choix précise si un email sera envoyé :

• avec Aucun accès, aucun email n’est envoyé ;
• si la personne n’a pas encore de compte, une invitation lui est envoyée pour créer son compte ;
• si elle a déjà un compte Koloni, un lien de connexion lui est envoyé et son compte est rattaché à votre centre.

Terminer

Cliquez sur Ajouter. La personne apparaît dans la liste du personnel. Vous pouvez à tout moment ouvrir sa fiche depuis cette liste pour la modifier.

Astuce

Pour ajouter quelqu’un sans qu’il ait besoin de se connecter, par exemple un animateur saisonnier, choisissez Aucun accès : aucun email ne lui est envoyé.