Suivre et traiter les inscriptions

Chaque inscription d’un enfant à votre accueil donne lieu à un dossier. Vous les retrouvez toutes dans la page Inscriptions, et vous ouvrez un dossier pour le vérifier, le compléter ou enregistrer un paiement.

Consulter la liste des inscriptions

1. Sélectionnez votre accueil, puis cliquez sur Inscriptions dans le menu de gauche.

2. La liste affiche une inscription par ligne, avec le nombre total d’inscriptions en haut à gauche.

   

3. Utilisez l’icône de filtre dans l’en-tête d’une colonne pour filtrer ou trier la liste.

4. Cochez ou décochez Liste d’attente pour afficher ou masquer les inscriptions en liste d’attente.

Les boutons Colonnes et Nouvelle vue permettent de choisir les colonnes affichées et d’enregistrer plusieurs présentations de la liste. Le menu Exporter télécharge la liste au format PDF, Excel (.xlsx), CSV ou JSON.

Ouvrir et vérifier un dossier

1. Cliquez sur une ligne de la liste pour ouvrir le dossier de l’enfant.

2. L’onglet Aperçu affiche la Vue d’ensemble du dossier : les rubriques Famille, Santé, Documents, Paiements et Questions sont marquées Complet ou À compléter.

   

3. Un message indique ce qu’il reste à faire (« Il manque : santé, documents ») ou confirme que « Le dossier est complet ». Cliquez sur une rubrique pour ouvrir l’onglet correspondant.

La fiche comporte sept onglets : Aperçu, Famille, Santé, Documents, Paiements, Questions complémentaires et Événements.

Note

Les familles renseignent elles-mêmes la plupart de ces informations pendant leur inscription. Vous pouvez compléter ou corriger chaque rubrique depuis la fiche.

Compléter la famille et la santé

• Dans l’onglet Famille, modifiez un responsable avec l’icône de modification, ou cliquez sur + Ajouter un responsable.
• Dans l’onglet Santé, cliquez sur Créer la fiche sanitaire si elle n’existe pas encore, ou sur Modifier pour la mettre à jour.

Enregistrer un paiement

L’onglet Paiements liste les paiements de l’inscription avec leur date, leur type, leur montant et leur statut (Payé ou En attente).

1. Cliquez sur + Ajouter un paiement.
2. Renseignez la date, le type de paiement, la somme en euros et le statut.
3. Cliquez sur Enregistrer.

Pour un paiement En attente, cliquez sur Confirmer lorsque vous l’avez reçu. Les liens Modifier et Supprimer corrigent ou retirent un paiement.

Proposer une place en liste d’attente

Lorsqu’un enfant est en liste d’attente, l’onglet Aperçu affiche : « Cet enfant est en liste d’attente : aucune place n’est garantie et rien n’a été facturé. »

1. Quand une place se libère, cliquez sur Proposer la place.
2. La famille reçoit la proposition. L’aperçu indique « Place proposée à la famille » et précise la date limite de réponse.

Sans réponse avant cette date, l’enfant repasse en liste d’attente.

Échanger avec la famille et noter des informations

• Cliquez sur l’icône de courrier en haut de la fiche pour écrire un e-mail à la famille.
• Dans la colonne de droite, la zone Commentaires permet d’ajouter une note au dossier. Le réglage Visible par l’équipe est activé par défaut.

Supprimer une inscription

L’icône en forme de corbeille, en haut de la fiche, supprime l’inscription.

Attention

La suppression est définitive. Le dossier est supprimé : fiche sanitaire, réponses aux questions, documents, commentaires et choix de périodes, de journées ou d’événements. Les paiements enregistrés sont conservés pour la comptabilité : supprimez-les d’abord si nécessaire. La fiche de l’enfant et de ses responsables est conservée.

Pour confirmer, saisissez SUPPRIMER dans la fenêtre qui s’ouvre, puis cliquez sur Supprimer l’inscription.