Générer les documents réglementaires

Plusieurs documents réglementaires peuvent être générés par Koloni au format PDF, à partir des informations de votre accueil : registres de présence, tableau des encadrants, menus, relevés de température, numéros d’urgence et téléphone du directeur.

Retrouver les documents à générer

1. Cliquez sur Documents dans le menu de gauche, puis ouvrez le dossier Reglementaire.

2. Cliquez sur le filtre Générés par Koloni pour n’afficher que les documents que vous pouvez générer.

   

3. Repérez le bouton Générer à droite du document souhaité.

Les documents que vous pouvez générer

Document	Catégorie	Ce que Koloni vous demande
Téléphone et localisation du directeur	Déclaration et locaux	Le téléphone du directeur ou de la directrice (obligatoire) et le lieu où le ou la joindre en cas d’absence (facultatif).
Numéros d’urgence localisés	Déclaration et locaux	Rien : la génération est immédiate.
Registre du personnel	Encadrement	Rien : la génération est immédiate.
Tableau de présence des encadrants	Encadrement	Une date de début et une date de fin.
Registre de présence des mineurs	Mineurs et suivi sanitaire	Une date de début et une date de fin.
Menus de la semaine	Restauration	Les semaines à afficher.
Relevés de température frigos et congélateurs	Restauration	Une date de début et une date de fin.

Note

Si votre accueil propose de l’hébergement, d’autres documents peuvent apparaître dans la liste, comme le plan de couchage. Les documents qui ne concernent pas votre accueil n’apparaissent pas.

Générer un document sans saisie

Pour les Numéros d’urgence localisés et le Registre du personnel, cliquez simplement sur Générer : Koloni produit le PDF à partir des informations de votre accueil et le télécharge.

Générer un document qui demande des informations

1. Cliquez sur Générer à droite du document. Une fenêtre s’ouvre.

2. Renseignez les champs demandés, tous marqués d’un astérisque lorsqu’ils sont obligatoires :

   • pour les registres, tableaux et relevés, choisissez la Date de début et la Date de fin de la période à couvrir ;
   • pour les Menus de la semaine, cochez les semaines à afficher ;
   • pour le Téléphone et localisation du directeur, saisissez le numéro et, si vous le souhaitez, le lieu où vous joindre en cas d’absence.

   

   

3. Cliquez sur Générer le document.

Documents à afficher

Certains documents doivent être affichés dans vos locaux. Ils sont repérés par une punaise, et le filtre À afficher au mur les regroupe : c’est le cas des numéros d’urgence localisés et des relevés de température. Imprimez-les et affichez-les à l’endroit prévu, par exemple sur les réfrigérateurs et congélateurs pour les relevés.

Attention

Le registre de présence des mineurs contient des informations sur les enfants accueillis. Conservez-le et partagez-le avec précaution.

Et pour le score de conformité ?

Les documents que Koloni peut générer comptent d’emblée dans votre score de conformité. Vous les générez quand vous en avez besoin, sans avoir à les déposer.